KEARSIPAN MODERN

KEARSIPAN MODERN àSistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan elektronik.

SISTEM KEARSIPAN MODERN DI INDONESIAà Tanggal 7 Agustus 2012 suatu situs di internet menyebutkan bahwa Lhokseumawe (Aceh) masih belum menggunakan sistem kearsipan modern. Dari pernyataan diatas, kami mengetahui bahwa sistem kearsipan modern belum sepenuhnya dilakukan di Indonesia terutama daerah-daerah terpencil                                                                                                   seperti Kalimantan, Irian Jaya dan lain-lain.

KEARSIPAN MODERN PENTING KARENAà

• Menghemat tenaga, waktu dan biaya

•   Lagi-lagi tentang tingkat kecepatan dan ketepatan mencari dokumen

•  Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis format

• Tingkat keamanan yang tinggi

• dapat di akses dengan intranet

DOCUMENT IMAGINGà proses yang berkaitan dengan men-scan atau mengimport file yang nantinya diharapkan dapat ditelusur dan ditemukan kembali dalam database tersebut pada saat diperlukan kemudian Program ini memungkinkan pengguna dapat mengindeks, menelusur dan menemukan kembali (retrieval) secara full-text dokumen yang dikelolanya. Contoh merk document imaging yang telah beredar di pasaran, antara lain Adaptec, Canon, Fujitsu, JVC, Laserfiche, Liberty, Panasonic, Plextor, Ricoh, Sony, UMAX, Yamaha, dan lain-lain. mengapa document imaging perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip secara modern.

a) Segi biaya, pengelolaan arsip secara konvensionalàbiaya pekerja/petugas arsip yang harus menangani pencarian/penelusuran, pengiriman dll. Bila untuk mencari sebuah arsip saja memerlukan 15 menit, berarti akan dibutuhkan waktu lebih banyak

b)Sistem document imaging memiliki kemampuan pengendalian akses yang lebih aman dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet. Seseorang tidak dapat mengakses suatu dokumen kecuali yang bersangkutan mempunyai hak akses ke pangkalan data atau tercantum pada direktori yang ada di dalamnya. Sistem penyimpanan dokumen (the repository) dalam program tersebut dapat mengontrol setiap penelusuran dan temu kembali yang dilakukan oleh user address dan nama tertentu.

c)Dengan sistem document imaging memungkinkan banyak orang mengakses suatu dokumen yang sama secara cepat dalam waktu yang bersamaan. Hal ini dapat untuk mendukung kegiatan konferensi pada suatu ruangan yang sama ataupun dapat digunakan banyak pihak yang sedang berpartisipasi dalam pertemuan tingkat dunia sekaligus.

KARAKTERISTIK DOCUMENT IMAGINGà

• Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform management menyediakan dasar scanning proses dan import dokumen elektronik.

•  Storage merupakam sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat  teknologi. Contohnya sederhana, ketika Anda menyimpan data di flashdisk dan lain-lain.

•  Index merupakam sistem yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif. Sistem index dalam document imaging tidak sama seperti indeks manual karena jika Anda menindeks secara manual anda harus memilih huruf  yang sesuai dalam aturan indeks tapi jika dalam document imaging indeks dilakukan secara otomatis

•  Retrieval merupakan sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah. Anda bisa memasukkan keywords  dalam pencarian suatu data.

• Access, suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan accses sistem. Secara sederhana agar Anda punya gambaran mengenai access, biasanya banyak orang mengatakan bagaimana akses internetnya?. Access itu seperti bagaimana koneksi/hubungan dengan suatu internet dan lain-lain.

PERAN KEARSIPAN MODERN BAGI INDONESIAà Melihat uraian diatas Anda tentu tahu betapa pentingnya kearsipan modern itu. Dan sekarang bagaimana peran kearsipan modern bagi Indonesia?. Anda juga tahu bahwa hanya sebagian daerah saja yang sudah menerapkan sistem kearsipan modern. Sebagai warga dari Bangsa Indonesia setidaknya kita berpartisipasi untuk menyeluruhkan penerapan kearsipan modern.

Di sebagian perusahaan besar di Indonesia yang sudah menerapkan kearsipan modern pasti sudah merasakan banyak manfaat, seperti menghemat tenaga, waktu dan biaya. Dari kecepatan itupun sebuah perusahaan dapat meningkatkan kinerja karyawan, sehingga penyeleksian karyawan yang berkualitas tinggi makin dipertimbangkan. Oleh karena itu kearsipan modern dapat membuat Warga Indonesia menjadi mawas diri dan berusaha memperbaiki kualitas dirinya agar tak terabaikan oleh kemajuan zaman.

Dari masalah sumberdaya manusia yang berkualiatas, kita tahu bahwa sumberdaya manusia yang biasa-biasa saja tak akan diperhitungkan diperusahaan, maka untuk mencapai SDM yang berkualitas dibutuhkan sekolah/tempat pendidikan yang mendukung, yang bisa menciptakan SDM yang dibutuhkan untuk dunia global. Oleh karena itu kearsipan modern bisa mendorong sekolah/tempat pendidikan menjadi lebih baik.

Dengan adanya kearsipan modern membantu perusahaan berkembang pesat sehingga dapat menunjukkan dirinya di dunia Internasional seperi PT.Sidomuncul, hal ini tak luput dari penerapan sistem kearsipan yang efektif dan efisien.

 

Semoga bermanfaat